Als sidekick of virtueel assistent kan ik u op afstand ondersteunen op administratief en secretarieel gebied om u te ontlasten en ondersteunen, zodat u weer tijd krijgt voor uw eigen core business.
Voorbeelden van werkzaamheden op administratief en secretarieel (management support) gebied zijn:
Secretarieel:
֎ Beantwoorden en optimaliseren e-mail diverse inboxen;
֎ Versturen van uitnodigingen voor events, e-cards, etc.;
֎ Afspraken maken, bevestigingen sturen, vergaderruimte boeken, etc.;
֎ Jaarplanning agenda maken met belangrijke beurzen, netwerkbijeenkomsten, trainingen, etc.;
֎ Reismanagement, zoals vliegtickets, hotels, auto’s, klantafspraken, etc.;
֎ Maken van rapporten, formulieren, brieven, etc.;
֎ Beheer kantoorbenodigdheden, werkkleding, relatiegeschenken, etc.;
֎ Aanmaken offertes, contracten, etc.;
֎ Transcriberen;
֎ Optimaliseren mappenstructuur;
֎ CRM beheer;
֎ Telefonische bereikbaarheid;
Financieel:
֎ Bonnen verzamelen en onkosten bijhouden;
֎ Uitgaven (bonnen / facturen) in boekhoudsysteem invoeren;
֎ Facturen verzenden naar klanten;
֎ Aanmanen klanten;
֎ Budgetbewaking bij diverse projecten.
HR ondersteuning:
֎ Aanmaken contracten;
֎ Verzuimadministratie;
֎ Bijhouden sollicitatieprocedures;
֎ Administratie rondom jaarlijks terugkerende processen zoals beoordeling en salarisopslag;
֎ Jubilea;
֎ Registreren personeelsmutaties.
Evenementen organisatie:
֎ Benaderen en boeken sprekers;
֎ Onderhouden contacten met deelnemers;
֎ Bepalen en reserveren locatie evenement;
֎ Regelen externe partijen, zoals catering, opbouw zaal, geluidsapparatuur, garderobe, etc.;
֎ Registreren inschrijvingen en correspondentie met deelnemers;
֎ Uitzoeken en bestellen materiaal, zoals trainingsmappen, benodigdheden, etc.;
֎ Uitzoeken, bestellen en samenstellen goodiebags deelnemers.
Ondersteuning deelnemers/klantadministratie (bijv. online trainingen of face to face opdrachten):
֎ Aanmaken accounts;
֎ Inschrijvingen/ aanmeldingen bijhouden;
֎ Reserveringen;
֎ Informeren deelnemers gedurende opleiding, cursus, etc.;
֎ Klantenservice bieden;
֎ Voorbereidende werkzaamheden voor trainer(s).
